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ここからは企業で電子化を実現する具体的な方法について見ていきます。ポイントは5つあります。

電子化を実現する方法
業務フローを考える
システムと備品を準備する
電子化は少しずつ段階的に進める
紙とデータを併用する時期を設ける
タブレットの導入

5.1業務フローを考える
本格的に導入する前に、システム化し、データ管理する業務フローを検討する必要があります。紙ベースとデータシステムでは、作業工程が増えたり減ったりします。あらかじめきちんと業務フローを把握しておかないと、導入の段階になってからパニックになるかもしれません。例えば領収書の場合、取引先から受領したあと、経理に送って手続きを行ってもらうのが一般的です。電子化し、システムを導入してしまえば、経理に送らなくても処理が簡単なため、他の部署でも終わらすことができます。どの部署がどこまで何をいつのタイミングで行うのかを考慮する必要があります。

5.2システムと備品を準備する
流れが考えられたら、いよいよシステムの導入・構築です。あらかじめ経費削減・業務の効率化のように、どうしてシステムを導入するのかをはっきりさせておくと、システムの選定がスムーズに行えます。既存のシステムでは自社の業務に合わないこともあります。その場合は、ベンダーにシステム構築やカスタマイズを依頼したり、オリジナルのシステムを開発してもらったりする必要があります。もちろん依頼や開発にはそれなりにコストがかかり、ベンダーの実力にも大きく左右されます。実績などから判断しなければなりません。

システムの他にも様々な備品を揃えなければなりません。今あるものでもパソコンなどは使えるのかを確認しなければなりません。紙を読み込んでデータ化をするため、スキャナーも必要です。


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