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電子化にはメリットだけではなく、デメリットもあります。しかしながら、デメリットよりもメリットの方が多いため、デメリットを把握し、注意しながら電子化を取り入れて見てください。

企業における電子化のデメリット
 業務やり方が変わってしまう
 全部を電子にできない
 電子化をするためのシステムの導入にコストがかかる
 システム障害が起こったら電子化した書類が見られない
 社員の中には電子化に賛成でない人がいるかもしれない

3.1業務やり方が変わってしまう
書類を電子化すると、これまでとは業務のやり方が変わってしまいます。書類を直接、渡すということがなくなり、オンライン上で資料を送るなど、これまでとは違う新しい業務の方法に慣れなければなりません。急な業務改革によって社内が混乱してしまう可能性もあります。紙とデータの併用期間を設けるなどして、上手くデータに切り替えるといいでしょう。

3.2全部を電子にできない
書類の中には契約上や法律上の理由から、紙での保管が必須の書類があります。残念ながら、全ての書類を電子化できません。データと紙と両方で書類を管理する必要があります。

3.3電子化をするためのシステムの導入にコストがかかる
電子化を行うにあったって、ほとんどの場合、システムやツールを導入しています。システム・ツールの種類や会社の規模などによってかわってきますが、それなりのコストがかかります。初期費用として数百万は考えておいた方がいいでしょう。

3.4システム障害が起こったら電子化した書類が見られない
電子化された書類は、システムのサーバーやクラウドなどで保管されます。もしもシステム障害が発生したり、インターネットに接続ができなくなったりすると、書類を閲覧することはできなくなります。また、パソコンやタブレット機器の故障などの理由から閲覧ができない場合もあります。

3.5社員の中には電子化に賛成でない人がいるかもしれない
電子化するにあたって、社員の中にはパソコンや新しいシステムに抵抗があり、電子化に賛成ではない人もいる可能性があります。特に従来の紙ベースになれている人や紙ベースを支持している人は、これまでの業務を変えることに反対する人もいるでしょう。

どうして電子化が必要なのかをきちんと説明し、新しい業務方法についての研修などを積極的に行い、賛成でない人のフォローを行いましょう。



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