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2022年07月30日 [データ入力 電子化]

企業における電子化のメリット その3

2.2情報を探す時間の短縮

紙の書類だと、いざ書類を見たいというときに大変です。資料が多ければ多いほど探す難易度は上がります。

ほとんどの企業が書類をしまうとき、年度・月別・部門別などのように細かく分けてファイリングしているでしょう。しかし、そうして分けていたとしてもすぐにほしい資料を見つけることは難しいです。閲覧頻度が低い書類は奥の方に埋もれているということもあります。

電子化すると、キーワードなどで書類を検索できるため、ほしい資料をすぐに見つけることができます。書類を探すのに時間がかからないため、別の作業や仕事に時間を使うことができます。

2.3時間による経年劣化がなくなる
紙の書類は時間がたつにつれて黄ばんだり、色あせたりします。字が読めなくなる・ページが破れて読めなくなるということもあります。

電子化すれば何十年保管しても黄ばみ・色あせ・破れ・字が読めない等は起こらないため、心配する必要もありません。紙の書類よりも紛失しにくく、いつまでもきれいなままで残しておけます。

2.4紛失などのセキュリティリスクが減る
紙の書類は置き忘れ、誤廃棄など、紛失のリスクがあります。社外で大事な書類をなくしたとなれば、大きなセキュリティ事故に発展します。

電子化すれば、このような紛失などのセキュリティリスクを軽減することができます。パスワードを設定して、関係者しか閲覧できなくしたり、データが消えるときのことを考えて、バックアップを取っておいたりすることもできます。

2.5 環境への配慮
現代は環境問題から紙などの資源を大切にしようという取り組みがされています。書類を電子化することは環境に配慮している・環境問題に前向きに取り組んでいる姿勢を見せることができます。電子化することで、環境破壊や地球温暖化などに配慮している企業として評価を受けることもできるでしょう。


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