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2022年07月05日 [データ入力 電子化]

3データ入力代行業者を選ぶポイント

3データ入力代行業者を選ぶポイント
データ入力代行サービスを提供している会社は多いです。どうやって選べばいいのでしょうか。ここからはデータ入力代行業者を選ぶポイントを7つご紹介します。

データ入力代行業者を選ぶポイント
 大量でも少量でもデータ入力の依頼ができる
 低コストでも品質が保証されるか・業務が正確か
 適切な料金設定か
 セキュリティがちゃんとしているか
 スピード納品ができるか
 実績や信頼できる会社を選ぶ
 複数のデータ入力代行会社を比べる

3.1大量でも少量でもデータ入力の依頼ができる
データ入力業務は大量のデータ入力を依頼するケースが多いです。人員が多く在籍する企業であれば、大量のデータ入力も承っています。
反対に、毎日少しずつ発生する少量のデータ入力を行ってほしいという場合もあるかもしれません。ニーズに合わせて大量から少量のデータ入力に対応している業者を選んでおくと今後、業務が変わっても継続して利用することもできるでしょう。

3.2低コストでも品質が保証されるか・業務が正確か
外注する場合は、低コストで良いサービスが受けられるかが大切です。低コストであれば、海外の業者に依頼するのもいいですが、その場合は、日本語能力が高いかどうかによって、データ入力業務の精度が決まります。海外に依頼する場合も、日本の企業に依頼する場合も、自社の社員と変わらない精度で大切なデータを適切に扱ってくれて、その上、低コストが実現するところを選ぶといいでしょう。

また、実績が豊富なプロが入力していると言っている企業でも、いざ依頼してみたらミスや抜け漏れが少なからずあります。しかし、あまりにもミスが多い場合は業務に支障がある場合もありますし、自社で行う方がいい場合もあります。修正作業が発生すれば、代行サービスを利用するメリットが少ないため、業務が正確かをしっかり見極めることも大切です。

3.3適切な料金設定か
データ入力代行業者を選ぶにあたり、費用対効果があるかを確認しましょう。サービスがとても良くても、費用が高ければ、得られるメリットは少ないからです。依頼するデータ量やかかる料金によっては、自社でデータ入力を行う方がコストパフォーマンスはいいケースもあります。自社で行うときと依頼するときと、どちらのコストパフォーマンスが高いか計算し検討が必要です。

3.4セキュリティがちゃんとしているか
少量の入力依頼や低コストの業者は、セキュリティに不安が残る場合があります。しっかりした体制でデータ管理を行っているかどうかも必ずチェックしましょう。
セキュリティに関しては2つ確認できるポイントがあります。1つ目は国際規模である情報セキュリティマネジメントシステムのISO/IEC27001の認証があるかどうかです。この国際規模の認証があるデータセンターなら安心できます。
2つ目は、プライバシーマークがあるかを見ます。プライバシーマークは、個人情報が管理できていることを第三者機関から認められたときに利用できるマークです。個人情報を扱っている企業であれば、必ずあるマークだと言えます。

3.5スピード納品ができるか
正確性と同時に確認したいのが納期の速さです。スピード納品ができるかは大切なポイントです。毎日更新があるデータは翌日までにすぐに入力してほしい、こともあるでしょう。数多くの代行業者があるため、他社との差別化を図るためにもスピード納品は必要不可欠です。

3.6実績や信頼できる会社を選ぶ
データ入力の代行を利用することは、大切なデータを預ける必要があります。預けたデータが外部に流出するようなことがあれば企業の信用問題にも関わります。そのため実績や信頼できる業者を選びましょう。実績や運営年数を確認し、品質やセキュリティがしっかりしているのかを判断してください。実績に大手企業や官公庁などがあれば、より信頼できるでしょう。

3.7複数のデータ入力代行会社を比べる
最後は複数のデータ入力代行会社を比べるといいです。同じ内容でも企業によって、料金などは異なります。ホームページなどを見ただけではわからないことも多いです。同じ内容で、見積もりをお願いすることによって、比べやすく、適正価格もわかります。

詳細や説明などがわかりやすければ、安心して依頼しやすくなります。また、見積もりをお願いしたときの対応なども業者を決める判断材料の1つになります。たくさんの企業に見積もりを依頼すると、逆に情報が多すぎて迷ってしまう可能性があるので、見積もりの比較は3~4社程度にしておくといいでしょう。

senkyo
    7月10日参議院選挙投票日、このまま現行与党に任せきりで良い訳はないでしょう。


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