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2022年06月25日 [データ入力 電子化]

2データ入力代行のメリット

2データ入力代行のメリット
データ入力を代行するのにはコストがかかります。自社で行っていれば、かからないコストが発生しますが、それ以上にメリットがあります。データ入力を代行するメリットはなんでしょうか。ここからはデータ入力代行のメリットについて説明いたします。メリットは6つあります。

データ入力代行のメリット
 業務の負担を減らすことができる
 精度の高いデータベースを築くことができる
 コア業務に集中することができる
 働き方改革を推進し、生産性をあげることができる
 紙ベースの業務の削減
 コストの削減

2.1業務の負担を減らすことができる
データ入力を代行すれば、業務の負担を減らせます。データは1度入力すればずっと残るため、企業の財産とも言えます。データは財産であり、利益を生みますが、入力作業は利益をもたらすわけではありません。あまり時間をかけたくない部分ですが、時間をかけずに適当に入力しては後々困る可能性もあります。

短い時間で数多くのデータを入力しなければならない場合は、それだけ多くの人を雇わなければなりません。データ入力代行を使えば、入力のためだけに新たに人を雇う必要がなく、入力作業に必要な時間や手間を削減することができ、社員は生産性の高い業務に集中できます。

2.2精度の高いデータベースを築くことができる
データ入力は簡単な作業ですが、データ入力に慣れていない人がすると時間がかかる上にミスが発生する可能性が高まります。自社で精度が高いデータ入力がしたい場合は、データ入力を始める前にデータ入力ができる人員を育てる必要があります。データ入力の量や作業する人数が多いのであれば、マニュアル作成や人員を育てるための教育係も必要になり、多くの手間と人件費がかかります。

データ入力代行を使えば、それらの手間は必要なくなります。入力作業を行う人はプロであり、データ入力を本業としています。プロならではのノウハウや、ミスのないように確認体制があります。時間や手間をかけなくても精度の高いデータベースを築くことができます。

2.3本来の業務に集中することができる
人材に余裕がない企業は、誰でもできる作業ではない業務に時間を割くべきです。これからの時代は代行できるものはどんどん外注していき、自社の社員しかできない業務に集中できるような環境や体制づくりが大切です。

2.4働き方改革を推進し、生産性をあげることができる
データ入力を代行すれば、働き方改革の推進にもなります。働き方改革は一人一人が多様な働き方を選択できる社会を実現しようという取り組みのことです。現代では働き方改革を積極的に行う企業が増えてきました。

働き方改革で指摘されている1つに長時間の労働があります。データ入力代行を利用することで入力の手間が省けるため、残業時間の短縮につながります。作業時間を確保することで、自社の社員のみ可能な重要な業務に集中できる環境を作れます。その結果、生産性高められます。

2.5紙ベースの業務の削減
データや電子媒体が普及する以前は、データ保管などは紙ベースが主流でした。しかし、紙ベースでは用紙代や印刷代、郵送する費用などがかかります。書類を保管する場合は、書類が増えれば増えるほど、場所が必要でした。書類によっては保管期間が法律で定められていて、その期間が過ぎるまでは処分できません。例えば、会計監査についての書類は5年、会計帳簿や事業についての大切な書類は10年間保管しなければなりません。書類が多いとそれだけスペースが必要になり、場所を圧迫します。

紙ベースの書類をデータや電子化にすると、保管場所も用紙代などの費用もかかりません。スペースやコストカットにつながります。

2.6コストの削減
代行を依頼すると費用がかかるため、コストがかかるように見えるかもしれません。しかし、代行を依頼した方がコストカットできます。データ入力はだれでもできますが、正確に速く行おうと思えば、誰でもはできません。データ入力に不慣れな人が行えば、時間がかかり、残業時間が発生するなど、結果的にコストがかかることあります。誰でもできる業務に割いている時間を、代行に依頼し、その空いた時間で社員にしかできない業務に時間を割く方が実際に計算するとコストカットできている傾向にあります。


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久しぶりに入った、レストラン・レッドロブスター!美味しい!ロブスターと言う特殊な素材なのに生き残ってるのは、価格以下でもなく、価格並みでもなく、少し価格以上のお値打ち感があるからですね💓


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